Aprire un poliambulatorio: tutto quello che c’è da sapere

Aprire un poliambulatorio medico, così come accade per una qualsiasi struttura sanitaria in regime privatistico, rappresenta parimenti una sfida e una grande occasione. A maggior ragione nel momento storico attuale, a fronte della crisi sanitaria globale che ha colpito duramente anche il nostro Paese, si pongono delle difficoltà inedite a cui l’imprenditore o il professionista medico si trova a dover far fronte. Le già complesse dinamiche organizzative, burocratiche, economiche e sociali che entrano in gioco all’avvio di una nuova attività nel settore della Sanità, infatti, si sono certamente intricate ulteriormente a fronte di una pandemia che ha messo sotto pressione tanto le istituzioni quanto i cittadini.

Le sfide, però, si possono tramutare in occasioni positive di sviluppo e crescita. In particolare, è innegabile come proprio la richiesta di servizi sanitari, negli ultimi mesi, sia cresciuta in maniera sensibile, tanto da poter prospettare un trend di crescita considerevole per le attività che saranno in grado non solo di offrire servizi di qualità elevata, ma anche di alleviare l’ingente pressione gravante sulle strutture pubbliche, sempre più in difficoltà nell’erogazione dell’assistenza al cittadino. Aprire un poliambulatorio privato, dunque, può apparire come un percorso molto impegnativo, costellato di ostacoli apparentemente insormontabili all’inizio, ma anche – e soprattutto – una grande opportunità per i professionisti e gli imprenditori interessati ad operare nell’ambito sanitario.

Con il presente articolo cercheremo di analizzare in maniera approfondita i requisiti necessari per aprire un poliambulatorio medico, ma anche le differenti sfaccettature che un tema così complesso può assumere. Di seguito gli argomenti che tratteremo:

• • Le ragioni di opportunità per aprire un poliambulatorio

  • Come aprire un poliambulatorio medico: le questioni burocratiche e legali

  • Requisiti per aprire un poliambulatorio medico: la richiesta di autorizzazione

  • Responsabilità e competenze: la figura del direttore sanitario del poliambulatorio

  • L’ICT, JMed e l’importanza di un’infrastruttura tecnologica

  • I contributi a fondo perduto: come richiederli per aprire un poliambulatorio specialistico

  Le ragioni di opportunità per aprire un poliambulatorio

  Iniziamo con alcuni aspetti preliminari, forse meno tecnici, ma non per questo di minor importanza: ovvero le ragioni di opportunità che consentono di aprire un poliambulatorio medico privato. Un’analisi di questo tipo è necessaria per poter delineare con maggior precisione un quadro più strutturato ed esaustivo dei singoli passi dell’iter che, uno dopo l’altro, vi consentiranno di giungere fino all’inaugurazione della struttura sanitaria.

  Anzitutto, è bene cercare di definire gli obiettivi a breve e a lungo termine. I primi assumono il ruolo di “road map”, ovvero un piano ragionato attraverso cui iniziare a plasmare la propria idea e darle un primo impulso. Possono riguardare, ad esempio il luogo in cui aprire (tenendo sempre conto che non esiste una disciplina nazionale univoca), i servizi che si desidera offrire, la tipologia di pazienti che si andrà ad accogliere. Non solo, sarà di fondamentale importanza evidenziare le caratteristiche che distingueranno la propria attività rispetto a quella dei competitor; i valori su cui quest’ultima si fonderà e il modo in cui gli stessi verranno comunicati e percepiti.

  In questa prima fase la maggior parte dei quesiti su cui vi troverete a cercare una risposta si interfacceranno necessariamente con molte altre analisi e considerazioni preliminari e riguarderanno:

  • il territorio in cui si vorrà aprire il poliambulatorio;
  • la sua composizione demografica della popolazione che darà il campione di potenziali pazienti;
  • la presenza di altre strutture (o di servizi) simili nelle immediate vicinanze;
  • la forma giuridica da dare alla futura impresa;
  • la metratura dei locali;
  • i pro e i contro di un contratto di locazione o di acquisto;
  • eventuali interventi di ammodernamento e ristrutturazione;
  • la zona migliore in cui cercare i locali da destinare all’attività, in funzione dei servizi che si andrà ad offrire e soprattutto tenendo in debito conto gli aspetti “pratici” a cui i pazienti dovranno conformarsi;
  • la garanzia del pieno rispetto delle norme di sicurezza per il contrasto al Covid-19.

  La struttura sarà raggiungibile in auto e dotata di un comodo parcheggio, oppure godrà di un buon collegamento con i mezzi pubblici? Sarà situata nei pressi di un nosocomio (e quindi si potrà ipotizzare un rapporto di “collaborazione” vantaggioso)? Sarà necessario anche studiare e costruire una campagna marketing e di comunicazione efficace, per portare a conoscenza dei cittadini la propria attività. Si dovranno valutare le competenze dei futuri collaboratori, la tipologia di contratto entro cui inquadrarli così via. Le decisioni che prenderete in merito alle questioni anzidette (a cui se ne potrebbero aggiungerne altre) assumeranno un’enorme importanza successivamente, per questo è sempre preferibile avere una preliminare visione d’insieme che vi possa aiutare in futuro. Chiaramente vi consigliamo di avvalervi della consulenza di un esperto del settore, il quale di sicuro potrà avere una conoscenza maggiormente precisa delle forze in gioco.

  Come aprire un poliambulatorio medico: le questioni burocratiche e legali

  Come anticipato poco fa, dopo aver sviscerato le questioni preliminari, un primo importante scoglio da superare è quello relativo alla burocrazia. Il consiglio è quello di non avere eccessiva fretta e affidarsi a un professionista che, con la necessaria documentazione alla mano, possa interfacciarsi con la Pubblica Amministrazione gestendo la vostra pratica.

  Uno dei primi requisiti da soddisfare per aprire un poliambulatorio medico, in particolare, sarà quello di contattare il vostro commercialista e iniziare laprocedure per l’apertura di P. IVA. Successivamente si dovrà effettuare l’iscrizione della neonata società (qualunque sarà la sua denominazione) nel Registro delle Imprese e procedere alla richiesta all’autorità competente al relativo rilascio dell’autorizzazione. È bene ricordare, prima di ogni altra cosa, di informarsi sempre sull’iter da seguire, perché non esiste una disciplina statale unitaria. Per cui ogni regione vi metterà di fronte a tempi, costi e modi molto diversi.

  Si deve sottolineare la particolare natura “complessa” del poliambulatorio. La definizione di poliambulatorio viene data dal Testo Unico Leggi Sanitarie (TULLS) che lo qualifica sostanzialmente come una struttura sanitaria aperta al pubblico, dotata di una organizzazione di uomini e mezzi (al contrario, ad esempio, del semplice studio medico) e, per questo, in grado di assumere una valenza giuridica diversa e autonoma rispetto al personale e ai professionisti che vi prestano la loro attività. In altre parole, si tratta di un’impresa commerciale vera e propria.

  Poco fa abbiamo racchiuso la natura del poliambulatorio nell’espressione “struttura complessa”. Come la si valuta? Nel caso in cui vi siano più professionisti che vi prestano la loro opera e l’attrezzatura utilizzata richieda particolari accorgimenti strutturali quali segnaletica, locali a destinazione d’uso esclusivo, utilizzo di DPI (Dispositivi di Protezione Individuali), allora l’attività assume le caratteristiche di complessità tale da richiedere la speciale autorizzazione di cui all’art. 193 TULLS. Risulta anche necessario specificare, per meglio definire i contorni dell’ambito in cui si opera, cosa si intenda per “aperto al pubblico”. Ciò avviene, diversamente dagli studi medici, quanto un esercizio è tenuto ad offrire i propri servizi ai clienti in orari predeterminati dalla legge ed è obbligato ad erogarli a chiunque ne faccia richiesta (sempre secondo la disciplina degli artt. 193 e 194 del TULLS). Tenuto conto della normativa in vigore, devono sicuramente considerarsi “aperte al pubblico” le strutture che erogano servizi sanitari in regime ambulatoriale, quindi anche i poliambulatori. Queste attività, dunque, prima di aprire i battenti necessitano di un’ulteriore, apposita autorizzazione.

  Requisiti per aprire un poliambulatorio medico: la richiesta di autorizzazione

  Come abbiamo appena visto, la richiesta (diretta all’ente territorialmente competente) al rilascio dell’autorizzazione sarà perciò una condizione necessaria senza la quale non si potrà procedere all’apertura della struttura poliambulatoriale. I confini normativi in cui opera l’iter autorizzativo sono, secondo il dettato costituzionale in materia di sanità, demandati alle singole regioni e province autonome.  A titolo di esempio, per quanto riguarda le procedure avviate presso la Provincia Autonoma di Trento, la richiesta andrà rivolta – sempre rispettando le forme richieste – “al Comune territorialmente competente nel caso di strutture private che erogano prestazioni di assistenza specialistica in regime ambulatoriale; alla Provincia in ogni altro caso”.

  Facendo un altro esempio, il sistema toscano autorizzativo delle strutture sanitarie è stato recentemente aggiornato con la modifica del regolamento di attuazione n.79/R del 17 novembre 2016 della legge regionale n.51/2009, il quale prevede due distinti passaggi: Autorizzazione e Accreditamento. Questi sono due processi di valutazione periodica il cui obiettivo è di verificare il possesso di determinati requisiti relativi alle condizioni strutturali, organizzative e di funzionamento che influiscano sulla qualità dell’assistenza. Per poter esercitare la propria attività sanitaria, in Toscana ogni soggetto privato deve esser in possesso di un’autorizzazione obbligatoria che ne garantisca i requisiti minimi per l’esercizio. Se, invece, la struttura poliambulatoriale privata desidera anche lavorare per conto e a carico del Sistema sanitario nazionale, deve dimostrare di essere in possesso di ulteriori requisiti di qualità ed essere quindi anche accreditato. Non solo: per operare effettivamente a carico del SSN, i soggetti devono entrare in contrattazione con le relative Aziende sanitarie per concordare le prestazioni da mettere a disposizione.

  Adempiuti gli obblighi preliminari richiesti, sarà necessario attivarsi (come sempre vi consigliamo di farvi assistere da un esperto in materia) per ottemperare alle disposizioni di sicurezza igienico-sanitaria e antincendio (e soggiacere alle ispezioni effettuate dai Vigili del Fuoco e dall’ASL), nonché riguardo ai vincoli urbanistici dettati dal regolamento del Comune di pertinenza. Infine, si dovrà pensare alla redazione di contratti e degli accordi di collaborazione (di cui parleremo tra breve) con altri medici, professionisti sanitari, personale infermieristico, personale amministrativo; approntare la documentazione relativa alla gestione della privacy (GDPR) dei pazienti, dei loro dati e del consenso informato; predisporre la contrattualistica per l’erogazione dei servizi in “telemedicina” e così via. A questo link un approfondimento sugli “Obblighi dei poliambulatori in materia di consenso e informativa del paziente”

  Responsabilità e competenze: la figura del direttore sanitario del poliambulatorio

  Poco fa abbiamo fatto riferimento al regime della responsabilità la quale, in un poliambulatorio, si biforca prendendo direzioni diverse: quella d’impresa e quella professionale. Per questo, nel caso in cui il proprietario non svolga già una professione sanitaria, è necessario anzitutto che si individui un medico a cui affidare la direzione della struttura il quale, appunto, assumerà il ruolo di Direttore Sanitario. Lo impone la Legge 412/91 la quale ricorda espressamente, inoltre, che deve essere un laureato in Medicina e Chirurgia, in possesso dell’abilitazione all’esercizio della professione e iscritto all’Albo.

  Un requisito stringente e necessario, perché il Direttore agisce come garante della salute dei cittadini in seno alla struttura privata bilanciando, per così dire, gli interessi economici perseguiti dal titolare dell’impresa che potrebbero penalizzare gli interessi primari del cittadino/paziente. Insomma, per ridurre tutto ai minimi termini, il Direttore Sanitario è una figura istituita per essere dalla parte dei pazienti.

  Così come accade per il Direttore della struttura, è fondamentale che anche i collaboratori che vi lavorano possiedano i requisiti professionali necessari. È imprescindibile, peraltro, che si proceda all’apertura e alla verifica delle posizioni INPS e INAIL, per il loro trattamento previdenziale e assicurativo. La Direzione Sanitaria inoltre si dovrà occupare di verificare le competenze, le esperienze e le abilitazioni le certificazioni in loro possesso, prima di stipulare un contratto. Nella prassi è invalsa la consuetudine di stipulare accordi di collaborazione. Secondo questa tipologia di contratti i medici, pur agendo sempre da liberi professionisti e rimanendo tali, potranno dedicare solo determinate ore settimanali in poliambulatorio mentre, nel tempo che residuerà, potranno continuare ad esercitare nei propri studi, oppure in altre cliniche od ospedali. Nella pratica questo può portare beneficio da ambo le parti. Da un lato per il poliambulatorio, il quale potrà avvalersi della presenza di professionisti già affermati e conosciuti nella zona, aumentando la propria visibilità e prestigio; dall’altro per gli stessi professionisti, che possono avere una possibilità di reddito ulteriore. Inoltre, per un poliambulatorio privato, stipulare un contratto è sempre preferibile (spesso in passato gli accordi tra professionisti rimanevano verbali) in un’ottica di tutela per la stessa struttura sanitaria non solo nel caso di verifiche ispettive da parte dell’INPS, che richiede l’esibizione dei contratti stipulati con tutti i professionisti operanti all’interno, ma anche per garantire elevati standard qualitativi, rappresentati dalla certificazione ISO.

  L’ICT, JMed e l’importanza di un’infrastruttura tecnologica

  L’ICT, ovvero l’acronimo che sta per Information and Communication Technology (l’insieme di dati ed informazioni raccolto all’interno del poliambulatorio da medici e collaboratori), rappresenta uno snodo cruciale per determinare la qualità dei servizi che una struttura poliambulatoriale eroga.

  Nelle delicate fasi iniziali della vita di un poliambulatorio privato è consigliabile curare in maniera certosina questo aspetto in quanto, dotarsi sin dall’inizio di una adeguata infrastruttura di rete, di supporti digitali e di provider affidabili, facilita il lavoro e aumenta produttività ed efficienza, oltre che garantire la conservazione sicura e centralizzata dei dati dei pazienti. Come vi abbiamo detto poco fa, infatti, all’inizio sarà necessario assolvere a determinati obblighi come la redazione della documentazione relativa alla gestione della privacy (GDPR), dei dati e del consenso informato dei pazienti, predisporre la contrattualistica per l’erogazione dei servizi in “telemedicina” e così via (per saperne di più sulla Telemedicina leggi il nostro articolo). Incombenze molto più semplici da affrontare se ci si dota sin nelle prime fasi di un’infrastruttura adeguata.

  L’utilizzo di un software gestionale integrato, dunque si pone come un vitale e imprescindibile supporto alla realtà imprenditoriale. La scelta di avvalersi di tali strumenti permette a professionisti e collaboratori di risparmiare tempo, sgravando l’amministrazione e la gestione della struttura da inutili pesi che rischierebbero di inceppare la macchina organizzativa. Ne sono degli esempi la gestione contabile, la fatturazione e i pagamenti, il mantenimento delle cartelle cliniche, l’archiviazione dei contratti e, appunto, dei consensi e delle informative appena citati.

  Avvalersi di strumenti tecnologici avanzati permette di godere di altri vantaggi competitivi. Anzitutto di evitare le pesanti sanzioni che possono invece colpire quelle strutture poliambulatoriali che, ad oggi, non automatizzano i loro processi aziendali. Non sono rari i casi di ritardi nella comunicazione delle spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria o, ancora, l’errata conservazione dei dati clinici e così via. Inoltre, aderente alla evoluzione presente e futura dell’intero sistema sanitario, la tecnologia gioca un ruolo principe per l’attività di telemedicina, in questo momento storico più importante che mai: migliora non solo il servizio offerto ma anche la stessa qualità di vita dei pazienti, innescando un circolo virtuoso che può avere solo ricadute positive.

  JMed è un software gestionale per poliambulatorio di facile utilizzo e in grado di supportare le nuove realtà nella gestione dell’importante fase di start up. JMed è interamente personalizzabile, costantemente aggiornato e può gestire in un unico, pratico archivio digitale di semplice consultazione tutte le informazioni del paziente, grazie alla possibilità di creare e conservare i dati nelle cartelle cliniche elettroniche. JMed permette anche di alleviare il carico di lavoro dei collaboratori e di gestire in maniera flessibile i rapporti con i pazienti, semplificando il processo di fatturazione e di prenotazione soprattutto dopo la “nuova normalità” imposta dal Covid 19. Inoltre il software rispetta gli obblighi in materia di privacy imposti dal GDPR; gode della firma grafometrica, un avanzato sistema di crittografia per la sicurezza delle informazioni (di cui vi parlammo in un precedente articolo), e consente un rapido e preciso invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (delle ultime novità sull’invio dati 2021 abbiamo parlato qui). Per saperne di più su JMed visita la homepage.

  I contributi a fondo perduto: come richiederli per aprire un poliambulatorio specialistico

  Curare l’aspetto legato alla tecnologia e all’efficienza gestionale, per una nuova struttura medica privata, può rappresentare uno dei fattori principali del suo successo. Inoltre, investire nella digitalizzazione del poliambulatorio significa anche dare un corretto impulso all’attività della struttura e a garantire una migliore erogazione dei servizi proposti ai pazienti.

  L’investimento iniziale può sicuramente essere visto come un aggravio nell’elenco delle spese da sostenere. Fortunatamente, per il poliambulatorio, esiste la possibilità di ammortizzare attraverso la richiesta dei cosiddetti “Voucher per digitalizzazione”, nati da un’iniziativa delle Camere di Commercio ed erogati tramite il network Punto Impresa Digitale (lo scorso anno ne avevamo parlato in questo articolo). I Punti Impresa Digitale (o PID), forniscono assistenza alle PMI – quindi anche ai poliambulatori – accompagnandole nel loro percorso di digitalizzazione. I voucher sono erogati attraverso appositi Bandi pubblicati dalla Camera di Commercio a cadenza variabile (solitamente in primavera). Ogni Camera di Commercio, chiaramente, redige il bando con regole differenti, anche se alcuni punti sono comuni a tutte le procedure e, nella maggioranza dei casi, il contributo a fondo perduto è del 50% o addirittura del 70%, a seconda che l’acquisto venga effettuato per nuove attrezzature ed hardware, software gestionali, come JMed, formazione specializzata o postazioni da fornire ai dipendenti in comodato d’uso per facilitarne lo smart working. Un bel risparmio, per un poliambulatorio in procinto di essere inaugurato.

  Nel corso di approfondimenti futuri, analizzeremo le novità in materia per l’anno 2021 e potremo guidare nella compilazione della domanda, nella redazione della proposta progettuale e nella rendicontazione delle spese sostenute i poliambulatori interessati a fare richiesta di questi contributi a fondo perduto.

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