La digitalizzazione dei processi di accettazione dei pazienti nello studio medico

L’emergenza sanitaria globale sorta a causa della pandemia di COVID-19 ha stravolto la quotidianità di tutti e imposto anche una grande quantità di cambiamenti per l’intero sistema produttivo. Le aziende private, ad esempio, si trovano a dover affrontare un drastico processo di ammodernamento che le porterà ad aggiornare la gestione dei processi interni e, soprattutto, le relazioni con i clienti.

In particolare poliambulatori e studi medici rischiano di trovarsi impreparati nella sfida alla digitalizzazione che il nostro Paese rimanda da ormai un decennio. Nel momento attuale, infatti, il continuo e massiccio ricorso al “cartaceo”, oltre a rappresentare un possibile veicolo di contagio, aggrava purtroppo le voci di spesa, cosa che gli strumenti digitali possono contribuire ad evitare.

Le problematiche del cartaceo

Tutt’oggi, in effetti, molte strutture sanitarie private fanno ancora ricorso a un’enorme mole di documenti cartacei (legati principalmente alla raccolta dei consensi e alle informative) che devono a sottoporre ai pazienti soprattutto in fase di accettazione. Senza considerare il fatto che l’intero archivio così acquisito dovrà poi esser gestito e conservato correttamente secondo le norme di legge. Inoltre, a questo carico documentale, la pandemia di COVID-19 ha aggiunto nuovi moduli dedicati all’autocertificazione dello stato di salute e alla stessa registrazione degli accessi dei pazienti nelle strutture.

Basti pensare che il check-in di un nuovo paziente spesso è accompagnato dalla compilazione e dalla firma di almeno cinque fogli diversi.

Come ricordato poco fa, tale documentazione è poi da archiviare, conservare secondo la normativa vigente e recuperare rapidamente in caso di necessità. Inoltre il personale, già impegnato su questo fronte, spesso si trova costretto a far fronte ad altre incombenze. Ad esempio, presidiare la sala d’attesa cercando di far rispettare le norme igienico sanitarie e il corretto utilizzo dei dispositivi di protezione individuale; raccogliere informazioni personali dei pazienti trasmettendole contestualmente al personale medico e così via.

La necessità della digitalizzazione dei poliambulatori e degli studi medici

Tutte queste attività, oltre ad aumentare il carico di lavoro gravante sul personale amministrativo, spesso non garantiscono la completa privacy dei pazienti. L’adozione di un software gestionale e di un tool per la registrazione pazienti, in questo senso, può contribuire a ridurre significativamente quelle incombenze che non portano alcun valore aggiunto per la gestione ordinaria del poliambulatorio.

Oggi, grazie ai vantaggi permessi dalla tecnologia, risulta infatti più semplice ottimizzare i processi del poliambulatorio, risparmiare tempo e risorse, dematerializzare il cartaceo e rispettare le norme di distanziamento fisico, diminuendo i contatti tra collaboratori e pazienti. Peraltro, il ricorso alla dematerializzazione non deve esser visto come un aspetto negativo dato che non comporta necessariamente la rivoluzione degli assetti interni allo studio.

La digitalizzazione dei processi di accoglienza e di registrazione dei pazienti può avvenire in maniera semplice e immediata, grazie all’utilizzo di strumenti tecnologici sicuri e affidabili. Questi permettono di godere di innumerevoli vantaggi come, ad esempio, l’eliminazione del cartaceo, la relativa assenza di un archivio fisico (e quindi un contestuale risparmio di spazio e di mole gestionale), la condivisione sicura di informazioni sensibili solo con il personale autorizzato e, soprattutto, un considerevole risparmio economico per il poliambulatorio.

Scegli un software medico che ti semplifichi la gestione

Un software gestionale aggiornato, come JMed, offre la possibilità di generare automaticamente i file in formato PDF, completi dei dati anagrafici del paziente, sincronizzare l’anagrafica, firmare grafometricamente e archiviare digitalmente tutti i documenti. Insomma, in una sola pagina il professionista e il suo staff ha il controllo di tutti i dati del paziente, della sua situazione anagrafica, amministrativa e contabile, oltre che la perfetta ottemperanza agli obblighi in materia di privacy e consenso.

JMed, in particolare, offre la licenza di firma grafometrica “Namirial”, che garantisce la massima tutela legale; una libreria digitale per creare in autonomia i modelli di firma; i questionari da sottoporre al paziente; le schede di valutazione; tutti i consensi e e le informative. JMed, inoltre, possiede una sezione dedicata agli allegati (di ogni tipo) suddivisi in una precisa e pratica classificazione, per facilitarne la ricerca.

Infine, l’utilizzo di un software gestionale dedicato come JMed permette anche di generare un QR code riservato alla struttura attraverso il quale i pazienti possono registrarsi in autonomia, compilare questionari, certificare il proprio stato di salute, essere informati sulle regole e sulle norme igienico-sanitarie e rispondere anche a questionari conoscitivi.

La digitalizzazione dei processi interni al poliambulatorio con JMed permette ai professionisti di poter contare su uno strumento economico, aggiornato, sicuro e flessibile, che rispetta la privacy del paziente e facilita l’acquisizione di nuovi clienti. Non solo: permette anche di risparmiare tempo e preziose risorse, garantendo l’efficacia di tutti i processi del poliambulatorio.

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