Migrazione ad un nuovo software gestionale per poliambulatori, come comportarsi?

Valutare una migrazione dei dati da un software ormai obsoleto a nuovi sistemi gestionali è un’esigenza che prima o poi si fa sentire all’interno di qualsiasi azienda.

Le nuove direttive sulla gestione dati amministrativi e clinici, l’aggiornamento dei processi di fatturazione e pagamenti, la necessità di delegare la manutenzione di hardware e infrastrutture ICT, impongono una scelta che spesso è fonte di stress per i nostri collaboratori. Per questo è importante affidarsi ad un fornitore software che garantisca la migrazione e la gestione dei nostri dati in tutta serenità.

Questo periodo dell’anno è sicuramente il più indicato, infatti il minore afflusso di pazienti, il maggiore tempo a disposizione per correggere i processi interni e un periodo di chiusura aziendale, possono fare in modo che il passaggio avvenga nella maniera più efficiente possibile.

Quali dati posso trasferire?

Durante l’attività del poliambulatorio sono stati gestiti e salvati sicuramente una mole importante di dati contabili, amministrativi e clinici dei pazienti. È quindi fondamentale che il provider software assicuri il trasferimento di questi dati in modo che l’attività non subisca delle perdite o si trovi a gestire dati incompleti.

In uno studio preliminare si dovranno compiere 3 azioni:

• Identificare le tipologie di dati che si vogliono mantenere e migrare al nuovo sistema. Un esempio può essere quello di identificare quali sono i dati anagrafici che si vogliono mantenere (archivio pazienti, prodotti, categorie, etc.).
• Analizzare in che formato e dove sono contenuti i dati che si vogliono migrare. Sono all’interno di un database? Son contenuti in diversi file Excel? Sono memorizzati in un database esterno, ad esempio presso un provider che mantiene e gestisce il nostro sito web?
• Verificare se il nuovo software gestionale ha già dei tools o delle funzioni di importazione automatica da fonti esterne e in quale formato si aspetta di trovarle (importa file in formato testo, in Excel, in formato csv o da altri database). Una volta identificato il formato che viene accettato in fase di importazione automatica bisognerà analizzare quali dati e in quale formato li accetta. Ad esempio, se prevede l’importazione automatica dell’anagrafica clienti si dovranno analizzare quali informazioni ci si aspetta di ritrovare (nominativo, indirizzo, località, telefono, etc.).

Come organizzare la migrazione?

Una volta individuati i dati da trasferire è necessario una catalogazione, ovvero bisognerà procedere per gruppi omogenei di dati. Come già detto, in un poliambulatorio avremo delle basi dati di ordine amministrativo, anagrafico, contabile e clinico. Questi dati dovranno essere “spartiti”, dovremo quindi evitare di migrare i dati senza alcun ordine, logica o controllo ma pianificare attentamente tutte le fasi di passaggio dei nuovi archivi.

Se non si ha esperienza in tal senso e si procede in modo disordinato può succedere di dimenticare degli archivi, delle informazioni o dati che magari sono indispensabili e obbligatori nel nuovo sistema. È fondamentale che il nuovo software offra un database “relazionale”, ossia che contenga delle regole e dei controlli per avere dati uniformi e collegati in modo preciso, in modo che le diverse categorie di dati abbiano un “approdo” e siano sempre disponibili alla consultazione.

Soprattutto per i dati clinici, sottoposti a rigide regole, è fondamentale che la migrazione avvenga verso una cartella clinica che offra standard di privacy in linea con le direttive europee.

Quale software scegliere?

Il nostro consiglio nella scelta di un nuovo software gestionale è quello di affidarsi a partner garantiti e certificati che offrano la massima collaborazione e una migrazione ad impatto zero.

JMed è il software gestionale per poliambulatori che assicura la migrazione in completa sicurezza senza paralizzare l’attività quotidiana. Lo storico pazienti, le fatture e i record clinici presenti nel vecchio gestionale vengono estratti e salvati nel Cloud di JMed, rispettando gli standard europei sulla gestione e protezione dei dati.

I nostri collaboratori svolgono uno studio di fattibilità, individuando le basi dati, i formati di compatibilità, le tempistiche di migrazione.

Scegliere JMed significa ripartire con un software aggiornato e completo senza nessuno stress, con i dati della nostra attività subito disponibili e gestiti nella massima sicurezza con back up quotidiani su server presidiati situati nell’Unione Europea.